Vorbemerkung : Als Stützpunktleiter für das Sportabzeichen im TV Steinheim a.A. 1904 e.V. setze ich den PC schon seit 1994 entsprechend ein . Neu hinzugekommen ist jetzt die Möglichkeit , den Datentransfer mit dem Referenten des Sportkreises Heidenheim / Brenz  über E - Mail abzuwickeln .
Die Arbeitsweise wird hier beschrieben .

Der erste Arbeitsschritt - das Ausfüllen und Bestätigen der Sportabzeichen - Prüfkarte - ist nach wie vor manuell erforderlich .
Diese Prüfkarte dient aber nur noch zwei Zwecken : 

• erstens braucht der Erwerber diese bestätigten Leistungen für sich selbst ( z.B. zur Vorlage , wenn er woanders als bei uns das Sportabzeichen erneut erwerben will ) und
• zweitens brauche ich als Stützpunktleiter diese ausgefüllte Karte zur weiteren Erfassung der Daten in der folgenden Tabelle

Diese Tabelle wird in gleicher Form für alle Gruppen ( Erwachsene , Jugendliche , Schüler ) erstellt . Sie ist Grundlage für die weiteren Arbeitsschritte :

• Schreiben der Urkunden in Verbindung mit Serienbrief bei WORD
• wird dem Referenten des Sportkreises zugeschickt ( anstatt der Prüfkarten )
• Bestellung der entsprechenden Abzeichen
• dient der notwendigen statistischen Auswertung
• wird zur Erstellung der Rechnung benötigt
• die gesamte Pressearbeit
• ist Grundlage für das folgende Jahr bzw. für Wiederholer

Die "HDH - Nr." wird von mir direkt vergeben und bleibt mit dem Namen verbunden . Sie setzt sich wie folgt zusammen :

09 = Nummer des Sportkreises Heidenheim

070 = Nummer des TV Steinheim

001 ff = fortlaufende Nummer , dieser -dreistelligen - Zahl wird ein B bei Behinderten , ein J bei Jugendlichen und ein S bei Schülern vorangesetzt

Für die Pressearbeit werden nur die ersten fünf Spalten benötigt . Entsprechend sortiert kann die folgende Tabelle erstellt werden .

Das Rechnungsdokument wird auch über die Serienbrief - Funktion erstellt ( Beispiel siehe unten ) .

Zur Rechnungsstellung ist anzumerken :

• die Gebühren für alle Bereiche ( s.o. Einzelstatistik ) müssen an den WLSB abgeführt werden

• die gesamten Gebühren für die Bereiche Schüler und Jugendliche im Kreis Heidenheim werden z. Zt. von der übernommen  .

 

Die Urkunden werden mittels Serienbrief gedruckt .

Hierbei wird ein Serienbrief - Dokument mit den entsprechenden Platzhaltern so erstellt , dass die Angaben an der richtigen Stelle der Urkunde gedruckt werden .

Schriftart und Schriftgröße sind frei wählbar , sodass man in der Gestaltung der Urkunde einigen Spielraum hat .

Über die entspr. Autofunktion in WORD wird das aktuelle Druckdatum der Urkunde an dem dafür vorgesehenen Platzhalter automatisch eingetragen .

Fügt man an entspr. Stelle noch einen Platzhalter für die digitale Unterschrift an ( hier z.B. die Unterschrift des Referenten samt Stempel gescannt und als "gif - Bild" gespeichert ) , ist die Urkunde schon fertig zur Verleihung .

Eine Alternative zur digitalen Unterschrift wäre natürlich vom Referenten "blanko" unterschriebene Urkunden dem Stützpunktleiter zu überlassen . 

Datenquelle für das Schreiben der Urkunden ist die oben dargestellte erste Tabelle .

Allein dieses ist eine enorme Arbeitserleichterung für den Stützpunktleiter . 

Zum Jahresende erhält der Referent des Sportkreises Heidenheim die oben aufgeführten beiden Tabellen zu seiner weiteren Verwendung auf seinen Rechner geschickt . Der Postverkehr kann entfallen . Die Registratur wird erheblich vereinfacht , der Gebührenetat wird um einiges entlastet .

Diese Form des PC - Einsatzes bei der Abnahme und Verleihung des Sportabzeichens wird so zwischen dem TV Steinheim und dem Referenten des Sportkreises Heidenheim zur Zeit praktiziert .

Es stellt für beide eine erhebliche Arbeitserleichterung dar .

 Für die Vereinsarbeit und / oder die Pressearbeit sind auch die beiden folgenden Tabellen ganz interessant :

a) die Gesamtstatistik der Sportabzeichen im TV Steinheim

b) das dazugehörige Diagramm

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